客户欠款收不回来，往往不是客户赖账，而是门店一开始就没把客户欠款管理起来——谁欠多少、欠了多久、什么时候该还，说不清，就追不回来。
客户欠款管理，难在”三个不知道”
允许客户赊账、先拿货后付款，是很多大健康门店的常态。但欠款一多，门店往往陷入”三个不知道”：
- 不知道一共欠多少：欠款散在几个店员手里，各记各的，没有一个总数；
- 不知道谁还欠着：客户还了一点，账没及时减，谁还欠、欠多少说不清；
- 不知道欠了多久：欠了三天和欠了三个月，处理方式完全不同，但门店常常分不清。
这三个”不知道”凑在一起，欠款就会从”一笔生意”变成”一笔糊涂账”。而糊涂账，是最难追的。
常见做法与代价：口头记账、白条、系统台账
门店管欠款，常见三种做法，代价差别很大。
做法一：口头记账。 “张姐这次先欠着，我记着呢。”好处是方便、不伤和气。代价是记在一个人脑子里，这个人一请假、一离职，账就断了；客户也容易”记错”，双方各说各话。
做法二：打白条 / 手写欠条。 比口头进了一步，至少有张纸。好处是有凭证。代价是容易丢、容易漏：纸条一多，谁也理不清总数；客户还了款，白条不一定及时销；几家店还各记各的，合不起来。
做法三：系统台账。 每一笔欠款按客户、按来源记进系统，还款实时扣减，随时能看”谁欠多少、欠了多久”。好处是账清楚、能追溯。代价是需要把录单和还款都记进系统，如果客户还是习惯”口头欠一下”，台账就不完整。
三种做法，本质是”凭证和统计放在哪”。口头全靠记忆，白条靠纸，系统靠数据。客户越多、欠款越多，越要往系统靠——因为前两种做法都没法给出一个”能看的总账”。
怎么判断欠款管理到不到位
不用等年底算总账，平时就能自测：
- 问一句”现在一共还有多少欠款”，能不能当场给出准数；
- 问一句”某某客户还欠多少、欠了多久”，能不能马上答上来；
- 客户还款之后，账有没有立刻减掉，而不是”回头再改”；
- 换个店员接待，欠款信息会不会断——断，说明账只记在某个人手里。
这几个问题里，只要有一个答不上来，就说明欠款管理还没到位。判断的核心是：欠款能不能被”随时、准确地看见”。看不见的账，追不回来。
欠款和缺货是两回事，别混着催
欠款管理里，有一个特别容易混的点：把”欠款”和”缺货”当成一件事。
它们其实是两条独立的线：
- 欠款是收款线的问题——客户钱没付够；
- 缺货是货线的问题——某件商品暂时没货。
为什么这个区分重要？因为催收的方式完全不同。客户全款付清、但货还没到，你去催他”什么时候还钱”，客户会觉得莫名其妙；反过来，客户欠着钱、货早就拿走了，你还在跟他解释”货在路上”，也是答非所问。
先把”欠的是什么”分清楚，催收才不会催错人、说错话。
定规矩比追账重要
欠款管理的重心，其实不在”怎么把已经欠的追回来”，而在一开始就把规矩定好：
- 谁能欠、能欠多少：不是所有客户都该给赊账额度，规矩要清楚；
- 欠了怎么记：是当场录单记进系统，还是打白条——这决定了后面追不追得到；
- 什么时候提醒还款：约定一个节奏，别等欠了几个月才想起来；
- 还款怎么确认：客户还了，谁确认、怎么销账，要有留痕。
规矩定在前面，欠款管理就是”照着做”；规矩没定，就只能”事后追”——而事后追，往往最费劲、也最容易伤和气。
还款这个动作本身也有口径：客户还款要记进系统、逐笔留痕，欠款实时更新。具体的还款操作，可看教程客户欠款与还款怎么记；欠款和储值、寄存怎么放在一起管，可看客户储值、欠款与商品寄存怎么管。
小额高频欠款，和单笔大额欠款，管法不一样
门店的欠款，其实分两种，处理方式完全不同。
一种是小额高频：客户今天欠几十、明天欠一百，单笔不大，但笔数多。这种欠款的关键是别攒——当天录、当天记，靠”笔数清楚”来管，而不是靠金额。攒久了，连客户自己都记不清欠了几笔，更别说门店。
另一种是单笔大额：一单几百上千，客户分几次还。这种的关键是盯进度——约定好还款节奏、每次还款及时销账，别让一笔大额欠款拖成”老账”。
两种混在一起管，最容易顾此失彼：光盯着大额，小额漏了一堆；光记着小额，大额又没人跟进。分开看，才知道该把精力放在哪一类上。
判断自己属于哪种情况，可以看一个数：欠款笔数和单笔金额。笔数多、单笔小，就是小额高频，重心在”记全”；笔数少、单笔大，就是大额低频，重心在”跟紧”。两类都多，说明门店规模已经到了该上系统、靠数据管欠款的阶段了。
常见问题
问：客户欠款收不回来，是不是只能认栽？ 答：先看账清不清。如果连”欠多少、欠了多久”都说不清，那追不回很正常。先把欠款记清楚、能追溯，才谈得上追。多数”收不回来”，根子在一开始就没管起来。
问：口头答应先欠着，算不算欠款？ 答：算，但风险大。口头账只记在某个人脑子里，人一变动就断了，客户也容易记错。更稳的做法是当场记进系统，谁欠多少一目了然。
问：客户欠款和缺货，是不是一回事？ 答：不是。欠款是”钱没付够”，缺货是”货暂时没有”，两条独立的线。催收前先分清欠的是哪个，才不会催错人。
问：客户还款了，账要不要马上减？ 答：要。还款当时就记进去，欠款实时更新。拖到”回头再改”，很容易漏，也容易和客户对不上。
