门店进销存乱，多半不是员工不认真，而是三本账没对齐：货架上实有多少、系统里记多少、客户手里还有多少没领。
这三本账各自怎么维护，决定了你月底盘点是半小时还是两天。
门店进销存乱的根子：三本账没对齐
先把”进销存”这三个字拆开看。进，是进货；销，是卖出去；存，是库存。听着简单，但门店实际要盯的，其实是三本不同的账：
- 货架上的实物账：仓库、货架上现在到底有多少货；
- 系统里的记录账：录单、入库、出库在系统里记成了什么；
- 客户手里的货权账：有多少货是客户已经买下、还没领走的（寄存、待提）。
大多数门店的进销存之所以乱，不是某一本账记得差，而是把三本账当成了一本。比如把”客户寄存在店里的货”当成”门店的库存”，于是系统显示还有 20 瓶，实际能卖的只有 5 瓶——客户来领的时候，才发现货早就卖出去了。
进销存管理的核心，从来不是”把数量记准”，而是把这三本账分开记、并且对得上。分得开，才不会互相污染；对得上，月底才敢拍板。
常见做法与代价：从”凭记忆”到”全上系统”的三条路
门店做进销存，大致有三条路，代价完全不同。
第一条：靠人记、靠脑子记。 小店常用。好处是零成本、上手快。代价是规模一上来就崩——货一多、人一换，谁也说不清还剩多少。这条路的隐形上限，大概是”一个熟手 + 几十个 SKU”。超过这个量，漏记几乎是必然。
第二条：手工台账 + Excel。 比纯靠脑子进了一步：至少有一张表。好处是便宜、灵活。代价有两个：一是实时性差，卖货的时候不一定当场记，隔一天就记不清了；二是多店难合，几家店几张表，想合起来看只能一个个加，还容易加错。手工台账适合”一家店、货不算杂、老板自己盯”的阶段。
第三条：上系统，商品、库存、采购、录单串起来。 好处是把三本账一次分清楚：实物库存、客户货权、系统记录各归各的，进销存自动联动。代价是前期要花时间建档——商品要先建好，才有后面的库存和录单。很多门店”上了系统还是乱”，就是因为建档没做扎实，或者干脆没做。
三条路没有绝对的好坏，只有合不合适。关键是别在第一条路上硬撑太久——撑到爆的那天，往往正好是最忙的时候。
怎么判断你的进销存算不算”管住了”
不用等月底盘点，平时就能用几个信号自测：
- 问一句”某件货还有多少”，能不能当场给出准数，还是要”我去看看/我翻翻本子”；
- 客户问”我寄存的还剩多少”，能不能马上答上来，而不是翻半天；
- 月底盘点，是半小时对完，还是要花两天、最后还有一堆对不上；
- 换个人接待客户，信息会不会断——断，说明账只在某个人脑子里。
这四个问题里，只要有两个答不上来，就说明进销存该升级了。反过来，四个都能干脆回答，说明当前这套还能撑。
什么规模的门店，该用哪一档
- 一家店、货不多、老板天天在店里：靠人 + 一张 Excel 台账，够用。重点是卖掉就当场记。
- 一家店、货杂、有寄存：建议上系统。因为”客户货权”这本账，手工很难记准，一乱就是纠纷。
- 两三家店及以上：基本必须上系统。多店手工台账的最大问题不是记不准，而是合不到一起，老板看不到全貌。
一句话：货越杂、店越多、寄存越多，越需要系统；反之，手工台账还能顶一阵。
进销存最容易踩的坑：把”客户寄存的货”当门店库存
这是大健康、保健品门店最典型的一个坑。
客户一次买一批、寄存在店里、分次来领，这批货从客户付钱那一刻起，就已经是客户的了。但在很多门店的记账习惯里，它还被算作”店里的库存”，于是：
- 系统显示有货，实际能卖的不多，一不小心就超卖；
- 客户来领，发现货没了，只能赔笑脸或换货；
- 月底一盘，账实差一大截，谁也说不清差在哪。
正确的做法是把客户货权和门店实物分开记：货架上真实有多少、其中多少是客户已经买下待领的，这两个数要各记各的。这样才知道”到底还能卖多少”。想先把这个概念搞清楚，可以看术语页客户货权。
怎么选、怎么落地：先建账，再上工具
如果决定升级，顺序建议是先把账分清楚，再谈工具：
- 把商品建档——商品不建档，后面的库存、录单都是空中楼阁，可先看教程商品管理：创建商品、商品分类与供货商；
- 把”实物库存”和”客户货权”分开——这是最容易漏、也最值钱的一步；
- 让进销存联动起来——入库、采购、调拨、盘点各走各的单据，库存自动跟着动，可看库存与采购：入库、采购单与待采购汇总和库存调拨、退货与盘点怎么操作。
工具只是把已经理清的账固定下来。账没理清就上工具，只会把乱放大。
常见问题
问：小店是不是不用管进销存？ 答：小店也要管，只是可以简单点。一家店、货不多时，一张 Excel 台账就够；关键动作只有一个——卖掉就当场记。等货杂了、有寄存了，再考虑系统。
问：为什么上了系统，库存还是对不上？ 答：多半是两点：一是商品建档没做扎实，二是没把”客户货权”和”实物库存”分开。系统只是工具，账本身没分清楚，工具也救不了。
问：客户寄存的货，到底算不算门店库存？ 答：不算。它从客户付钱那一刻起就是客户的货权。门店库存和客户货权要分开记，否则很容易超卖、也容易和客户扯皮。
问：多店老板怎么知道各店进销存正不正常？ 答：看两个信号：各店能不能”当场答出某件货还有多少”，以及月底盘点对不对得平。多店尤其要看”合起来的总账”，而不只是单店。
